#1 Como escolher um endereço de e-mail profissional

O primeiro passo para aprender a escrever uma mensagem de correio electrónico de forma profissional é criar um endereço de correio electrónico profissional. Sem ele, ninguém o levará a sério no mundo empresarial e académico.

É isso mesmo [email protected] ... estou a falar contigo.

Ser um profissional e apresentar-se como tal, é necessário garantir que o endereço de correio electrónico da sua empresa está actualizado. Na verdade, é uma questão simples de resolver. Pode criar um endereço de correio electrónico profissional em cerca de 2 minutos, seguindo esta fórmula:

Nome próprio.apelido.três [email protected]

Assim, para mim, poderia optar por:

[email protected]

Se o teu nome é Robert Frost:

[email protected]

Algumas pessoas poderão dizer para não incluir números no seu endereço de correio electrónico profissional. Esse era um bom conselho há 15 anos atrás, quando menos pessoas utilizavam o correio electrónico. No entanto, hoje em dia, toda a gente e o seu cão têm um correio electrónico, pelo que a maioria das empresas compreenderá a necessidade de ter números únicos no seu endereço.

O que faz na sua vida pessoal é da sua conta; não o traga para o trabalho.

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#2 Como escrever uma linha de assunto de correio electrónico

A linha de assunto é a primeira coisa que um gerente de contratação ou chefe vê quando o seu e-mail aparece na caixa de entrada. Pense nela como o seu aperto de mão de e-mail. Para aprender a escrever um e-mail profissionalmente, precisa de acertar nesta parte!

Se o fizer de forma incorrecta, o seu e-mail pode acabar no lixo mais depressa do que se pode dizer "fato de três peças". Num ambiente empresarial, tempo é dinheiro. Se o destinatário achar que o seu e-mail é uma perda de tempo, adivinhe - não o vai abrir.

A chave para uma boa linha de assunto é a clareza. Não tente vender-se, não tente ser engraçado - vá directo ao assunto para que o destinatário saiba o que está prestes a ler.

Para uma candidatura a um emprego, escreva o seu nome completo e o cargo a que se está a candidatar, seguido de "candidatura":

Linha de assunto: Antonio Centeno, gestor de área Aplicação

Para uma mensagem de correio electrónico dirigida ao chefe, indique o assunto da mensagem, o departamento em que trabalha e o que pretende:

Linha de assunto: Avaliações de desempenho, Recursos Humanos, Assinar e aprovar

Para uma mensagem de correio electrónico dirigida a um colega, reduza um pouco o âmbito e inclua apenas o assunto da mensagem e a acção necessária:

Linha de assunto: Pedido de férias, aprovação necessária

Percebeu a ideia? Seja breve, claro e profissional.

#3 Como se deve começar um e-mail profissional?

Surpreendentemente, esta é uma das partes mais complicadas de aprender a escrever um e-mail profissionalmente. A sua posição numa empresa, a pessoa a quem está a enviar o e-mail e o tipo de empresa para a qual trabalha afectarão a forma como cumprimenta alguém num e-mail.

Como tal, dar um guia definitivo sobre todos os tipos de saudação de correio electrónico seria uma tarefa impossível. No entanto, pode aplicar algumas regras gerais se não tiver a certeza de como começar o seu correio electrónico profissional.

Iniciar um e-mail para o seu chefe

"Olá" é a saudação preferida da maioria das pessoas quando falam com alguém. No entanto, num e-mail, pode parecer demasiado informal. No entanto, "Olá" pode soar um pouco estranho num e-mail. Qual é a solução?

Na minha experiência, evitar uma palavra de saudação e ir directamente para o título profissional é a melhor maneira de o fazer Por exemplo, ao enviar uma mensagem de correio electrónico ao seu chefe:

Evitar: Olá Terry H!

Experimentar: Sr. Hartford,

Se trabalha numa indústria criativa ou num escritório descontraído, pode utilizar o primeiro nome. Terá de avaliar o seu ambiente de trabalho e decidir o que é mais adequado para si.

Iniciar uma mensagem de correio electrónico para o seu grupo de profissionais

É aqui que as coisas podem ficar um pouco mais simples na sua jornada para aprender a escrever um e-mail profissionalmente. Se estiver a enviar um e-mail a alguém do mesmo nível que você, não é necessário ser tão formal como quando se envia uma mensagem de correio electrónico ao director-geral .

Isso significa que pode ser super conversador e informal? Provavelmente não - afinal de contas, ainda está num ambiente de escritório. No entanto, é provável que se possa safar com uma saudação um pouco mais informal:

Evitar: Yo Yo Yo Franky!

Experimentar: Olá, Francisco,

1. O Gestor Amigável: Ei, equipa!
2. O gestor intermédio: Olá, malta,
3. The No-Nonsense Manager: Manhã / Tarde todos,

Seja qual for a sua escolha, aplicam-se as mesmas regras: seja profissional, seja acessível e apresente-se como o gestor. É você que manda e é a sua cabeça que está em jogo se as coisas correrem mal!

#4 Escrever um e-mail profissional

Já perceberam a ideia - saber como escrever uma mensagem de correio electrónico de forma profissional tem tudo a ver com ser breve Por isso, não é diferente quando está a escrever a maior parte do texto do seu e-mail.

Dependendo do tópico da sua mensagem de correio electrónico, pode haver algumas diferenças no conteúdo que inclui. Escrever uma mensagem de correio electrónico a pedir ajuda é muito diferente de escrever uma mensagem de correio electrónico para organizar uma reunião.

Como tal, fiz o trabalho árduo por si e escrevi algumas directrizes a seguir para diferentes tipos de correspondência por correio electrónico:

Pedido de ajuda

Quando enviar uma mensagem de correio electrónico a alguém para obter assistência, Comece por referir o seu problema e a razão pela qual este ocorreu. Informe o destinatário sobre as suas tentativas de resolver o problema e peça-lhe ajuda em termos concretos.

Não tenha medo de ser honesto. Se fez asneira, assuma-o e não se esqueça de o informar, pois isso pode afectar a forma como o podem ajudar.

A sua mensagem de correio electrónico pode ser mais ou menos assim:

Bom dia, Jamie,

Esta manhã tive alguns problemas com o meu computador portátil, que abre o ecrã de início de sessão mas bloqueia quando tento iniciar sessão.

Tentei reiniciar o meu computador portátil e pô-lo a funcionar em modo de segurança, mas não resolveu o problema. Seria possível visitar o meu escritório mais tarde para dar uma vista de olhos? Em alternativa, posso levá-lo até si no apoio informático - diga-me o que é mais fácil para si.

Devo mencionar que cliquei numa mensagem de correio electrónico que continha uma mensagem com um aspecto arriscado ligação . Dizia que era dos RH, mas tinha um aspecto estranho e não tinha o logótipo da empresa nem o cabeçalho. Pode ter sido um vírus.

Vou deixar-vos resolver essa questão!

Obrigado,

António.

Organizar uma reunião

Quando enviar um e-mail aos seus colegas para organizar uma reunião, é bom ser o mais breve possível.

A maioria das pessoas está muito ocupada no trabalho e não tem tempo para ler parágrafos de texto para encontrar a informação de que precisa. certifique-se de que coloca as informações críticas a negrito para facilitar a sua detecção.

Eis um exemplo:

Olá, malta,

Arranjei uma reunião de equipa sobre 10/25/22 em sala de reuniões B.

Precisamos de rever alguns projecções para o próximo trimestre - certifique-se de que tem o seu plano de acção do serviço pronto para ir até Quinta-feira, 8 de Outubro.

Até lá,

António

Fornecer feedback

Dependendo da sua posição na empresa, pode ser necessário enviar um e-mail a um colega para lhe dar feedback sobre um projecto ou actividade que ele tenha realizado para si.

Muitos homens acham isto difícil - quando apresentado incorrectamente, o feedback por e-mail pode parecer duro e impessoal. Não se preocupe; pode tomar algumas medidas simples para se certificar de que parece construtivo e solidário quando dá feedback num ambiente profissional.

1. Começar pelos aspectos positivos: A não ser que tenham feito asneira, é provável que haja alguns aspectos positivos que possa mencionar antes de falar sobre como podem melhorar.
2. Indicar as principais informações: O seu e-mail de feedback deve ser o mais fácil de ler possível. Grandes blocos de texto parecem intimidantes e podem projectar negatividade.
3. Terminar com um ponto positivo: O seu feedback construtivo deve ser intercalado com comentários positivos, de modo a que o seu colega entre na mensagem de correio electrónico com uma boa imagem e saia dela com uma boa imagem.

Eis um exemplo:

Olá, Chris,

Grandes esforços hoje na vossa apresentação aos accionistas - todos ficaram muito impressionados com os vossos gráficos e imagens!

Alguns aspectos a ter em conta:

1. Evite falar para o ecrã do seu computador portátil Por vezes, era difícil perceber o que estava a dizer, por isso, seja confiante e fale de cabeça erguida.
2. Não mencionou a sua projecções de lucros para o trimestre seguinte. Se eu pudesse recebê-las num e-mail até ao dia fim do dia, isso seria óptimo.
3. Para a sua próxima apresentação, dentro de alguns meses, tente procurar obter mais 5-10 minutos de tempo de apresentação A apresentação de hoje foi um pouco curta.

A propósito, estou muito impressionado com os seus métodos de recolha de dados - terá de partilhar essa folha de cálculo comigo da próxima vez que nos encontrarmos numa das nossas reuniões semanais!

Agradeço o esforço, como sempre!

António