Innehållsförteckning
#1 Hur man väljer en professionell e-postadress
Det första steget för att lära sig att skriva ett professionellt e-postmeddelande är att skapa en professionell e-postadress. Utan en sådan kommer ingen att ta dig på allvar i affärsvärlden och på universitet.
Det stämmer [email protected] ... jag pratar med dig.
Att vara professionell och presentera sig som sådan, måste du se till att din företagsmejladress håller måttet. Det är faktiskt en enkel sak att reda ut. Du kan skapa en professionellt klingande e-postadress på cirka 2 minuter genom att följa den här formeln:
Förnamn.efternamn.tre [email protected]
Så för mig skulle jag kunna välja:
Om ditt namn är Robert Frost:
Vissa kanske tycker att du inte ska ha siffror i din professionella e-postadress. Det var ett bra råd för 15 år sedan när färre människor använde e-post. Men nuförtiden har alla en e-postadress, så de flesta företag förstår behovet av unika siffror i din adress.
Undvik bara allt som är oförskämt eller ohyfsat! Vad du gör i ditt privatliv är din ensak; ta inte med dig det till jobbet.
På tal om e-post - idag är jag stolt över att presentera en ny sponsor här på RMRS: Aura. Aura är ett identitetsstöldskydd, bedrägeriövervakning, VPN, lösenordshantering och antivirusprogram som kombineras i en lättanvänd app.
De gör ett fantastiskt arbete och hjälper människor att vara säkra på nätet.
När det gäller bedrägerier är varje sekund viktig. Med Aura kan du säkert ansluta dina kredit- och bankkonton och få besked om eventuella ändringar upp till fyra gånger snabbare än Auras konkurrenter.
Dessutom blockerar deras antivirusprogram skadlig kod och virus innan de infekterar dina enheter! Det är bara att välja - klicka här för att starta din kostnadsfria provperiod idag.
#2 Hur man skriver en ämnesrad i ett e-postmeddelande
Ämnesraden är det första som en rekryterande chef eller chef ser när ditt e-postmeddelande dyker upp i deras inkorg. Tänk på det som ditt e-posthandslag. För att lära dig hur man skriver ett e-postmeddelande professionellt måste du få den här biten rätt!
Om du gör fel kan ditt e-postmeddelande hamna i papperskorgen snabbare än du kan säga "tredelad kostym". I en affärsmiljö är tid pengar. Om mottagaren tycker att ditt e-postmeddelande är slöseri med deras tid, gissa vad - de kommer inte att öppna det.
Nyckeln till en bra ämnesrad är tydlighet. Försök inte sälja in dig själv, försök inte vara rolig - gå rakt på sak så att din mottagare vet vad de ska läsa.
För en jobbansökan skriver du ditt fullständiga namn och den tjänst du söker, följt av "ansökan":
Ämnesrad: Antonio Centeno, områdeschef Applikation
För ett e-postmeddelande till chefen anger du ämnet för e-postmeddelandet, vilken avdelning du arbetar på och vad du behöver:
Ämnesrad: Prestationsbedömningar, Personal, Signera och godkänna
Om du skickar ett e-postmeddelande till en kollega kan du ta det lite lugnare och bara ange ämnet för e-postmeddelandet och vilken åtgärd som krävs:
Ämnesrad: Begäran om semester, godkännande krävs
Du fattar. Håll det kort, tydligt och professionellt.
#3 Hur ska du börja ett professionellt e-postmeddelande?
Förvånansvärt nog är detta en av de svåraste delarna när man ska lära sig att skriva ett professionellt e-postmeddelande. Din position på företaget, vem du skickar e-post till och vilken typ av företag du arbetar för påverkar hur du hälsar på någon i ett e-postmeddelande.
Det skulle därför vara en omöjlig uppgift att ge en definitiv guide till alla typer av e-posthälsningar. Du kan dock tillämpa några regler om du är osäker på hur du ska inleda ditt professionella e-postmeddelande.
Starta ett e-postmeddelande till din chef
"Hej" är en vanlig hälsning för de flesta när de pratar med någon. Men i ett e-postmeddelande kan det låta alldeles för informellt. "Hej" kan dock låta lite konstigt i ett e-postmeddelande. Så vad är lösningen?
Det är min erfarenhet, att undvika ett hälsningsord helt och hållet och gå direkt till yrkestiteln är det bästa sättet att komma framåt . Till exempel när du skickar e-post till din chef:
Undvik: Hej Terry H!
Försök: Mr Hartford,
Om du arbetar i en kreativ bransch eller på ett avslappnat kontor kan du använda deras förnamn istället. Du måste bedöma din arbetsmiljö och bestämma vad som är lämpligt för dig.
Starta ett e-postmeddelande till din professionella jämlike
Det är här saker och ting kan bli lite enklare på din resa för att lära dig hur man skriver ett e-postmeddelande professionellt. Om du skickar e-post till någon på samma nivå som du, du behöver inte vara lika formell som när du skickar e-post till VD .
Betyder det att du kan vara superkonversativ och informell? Förmodligen inte - du befinner dig trots allt fortfarande i en kontorsmiljö. Men du kan förmodligen komma undan med en något mer avslappnad hälsning:
Undvik: Yo Yo Yo Franky!
Försök: Hej, Francis,
- Den vänliga chefen: Hej, teamet!
- Chefen för mellanskiktet: Hej på er,
- Chefen utan nonsens: Morgon/eftermiddag alla,
Oavsett vad du väljer gäller samma regler. Var professionell, var tillgänglig och presentera dig som chef. Du är ansvarig och det är ditt huvud som står på spel om saker och ting går fel!
#4 Skriva ett professionellt e-postmeddelande
Du förstår säkert vid det här laget - att veta hur man skriver ett professionellt e-postmeddelande handlar om att hålla sig kort Det är samma sak när du skriver huvuddelen av din e-posttext.
Beroende på ämnet för ditt e-postmeddelande kan det finnas vissa skillnader i det innehåll du inkluderar. Att skriva ett e-postmeddelande för att be om hjälp skiljer sig mycket från att skriva ett e-postmeddelande för att organisera ett möte.
Därför har jag gjort grovjobbet åt dig och skrivit ner några riktlinjer som du kan följa för olika typer av e-postkorrespondens:
Begäran om hjälp
När du skickar e-post till någon för att få hjälp, Börja med att redogöra för ditt problem och varför det har uppstått. Informera mottagaren om dina försök att lösa problemet och be dem sedan om hjälp med specifika frågor.
Var inte rädd för att vara ärlig. Om du har gjort bort dig, erkänn det och var noga med att informera dem om detta. Det kan påverka hur de kan hjälpa dig.
Se även: 15 artiklar för att skapa en sommargarderob för mänDitt e-postmeddelande kan se ut ungefär så här:
God morgon, Jamie,
Jag har haft lite problem med min bärbara dator nu på morgonen. Den startar upp till inloggningsskärmen men fryser när jag försöker logga in.
Jag har försökt återställa min laptop och köra den i säkert läge, men det har inte löst problemet. Skulle det vara möjligt för dig att besöka mitt kontor senare för att ta en titt? Alternativt kan jag ta med den till dig i IT-support - låt mig veta vad som skulle vara enklare för dig.
Jag bör nämna att jag klickade på ett e-postmeddelande som innehöll en riskabelt utseende länk . Det stod att det var från HR, men det såg konstigt ut och hade inte företagets logotyp eller rubrik. Det kan ha varit ett virus.
Jag ska låta dig lösa det!
Tack så mycket,
Antonio.
Organisera ett möte
När du skickar e-post till dina kollegor för att boka ett möte är det bra att vara så kortfattad som möjligt.
De flesta människor har fullt upp på jobbet och har inte tid att skanna igenom stycken av text för att hitta den information de behöver. Så håll det kort, koncist och Se till att fetstila den kritiska informationen så att den är lätt att upptäcka.
Här är ett exempel:
Hej på er,
Jag har arrangerat en Teammöte på 10/25/22 i Mötesrum B.
Vi behöver gå igenom några prognoser för nästa kvartal - se till att du har din avdelningens handlingsplan redo att gå av Torsdag 8 oktober.
Vi ses då allihop,
Antonio
Att ge feedback
Beroende på din position inom företaget kan det vara nödvändigt att skicka e-post till en kollega med feedback på ett projekt eller en aktivitet som de har utfört åt dig.
Se även: Hur man knyter Eldredge-knuten - Är den här slipsen för mycket?Många killar tycker att det är svårt - om återkopplingen via e-post presenteras på fel sätt kan den uppfattas som hård och opersonlig. Oroa dig inte; du kan vidta några enkla åtgärder för att se till att du verkar konstruktiv och stödjande när du ger feedback i en professionell miljö.
- Utgå från det positiva: Om de inte verkligen har ställt till det är chansen stor att det finns några positiva saker du kan nämna innan du går in på hur de kan förbättra sig.
- Sammanfatta viktig information: Gör ditt feedbackmejl så lättläst som möjligt. Stora textstycken ser skrämmande ut och kan utstråla negativitet.
- Avsluta med ett positivt tecken: Din konstruktiva feedback bör vara inklämd mellan positiva kommentarer. På så sätt går din kollega in i mejlet med en hög känsla och lämnar det med en hög känsla.
Här är ett exempel:
Hej, Chris,
Bra insatser idag med din presentation för aktieägarna -. alla var verkligen imponerade med dina grafer och bilder!
Några saker att notera:
- Undvik att tala in i din laptopskärm . Det var ibland svårt att förstå vad du sa, så var självsäker och tala med huvudet högt.
- Du nämnde inte din vinstprognoser för nästa kvartal. Om jag kunde få dessa i ett e-postmeddelande från slutet av dagen, Det skulle vara toppen.
- För din nästa presentation om några månader, försök och sträva efter 5-10 minuters extra presentationstid Dagens presentation kändes lite kort.
Jag är förresten imponerad av dina metoder för datainsamling - du måste visa mig det där kalkylbladet nästa gång vi checkar in på ett av våra veckomöten!
Uppskattar ansträngningarna, som alltid!
Antonio