Hogyan írjunk egy professzionális hangzású e-mailt

Norman Carter 18-10-2023
Norman Carter

#1 Hogyan válasszunk egy professzionális e-mail címet

A professzionális e-mail írás megtanulásának első lépése egy professzionális e-mail cím létrehozása. E nélkül senki sem fogja komolyan venni Önt az üzleti és tudományos életben.

Így van [email protected] ... hozzád beszélek.

Szakembernek lenni és annak mutatkozni, gondoskodnia kell arról, hogy üzleti e-mail címe megfelelő legyen. Ez tulajdonképpen egy egyszerű dolog, amit meg lehet oldani. 2 perc alatt beállíthatsz egy professzionális hangzású e-mail címet, ha követed ezt a képletet:

Keresztnév.vezetéknév.három [email protected]

Tehát számomra a következőket választhatom:

[email protected]

Ha a neved Robert Frost:

[email protected]

Egyesek talán azt mondják, hogy ne írjunk számokat a szakmai e-mail címünkbe. 15 évvel ezelőtt, amikor még kevesebben használtak e-mailt, ez jó tanács volt. Manapság azonban már mindenkinek van e-mailje, így a legtöbb vállalkozás megérti, hogy szükség van egyedi számokra a címben.

Csak kerülje a gorombaságot és a faragatlanságot! Amit a magánéletében csinál, az a maga dolga; ne hozza magával a munkahelyére.

Ha már az e-maileknél tartunk - ma büszkén mutatom be az RMRS új szponzorát: az Aura-t. Az Aura egy személyazonossági lopás elleni védelem, csalásfigyelés, VPN, jelszókezelés és vírusirtó szoftver, mindez egyetlen könnyen használható alkalmazásban.

Nagyszerű munkát végeznek, és segítenek az embereknek abban, hogy biztonságban maradjanak az interneten.

Ha csalásról van szó, minden másodperc számít. Az Aurával biztonságosan összekapcsolhatja hitel- és bankszámláit, és az Aura versenytársainál akár 4-szer gyorsabban kap értesítést minden változásról.

Mi több, a vírusirtó szoftverük blokkolja a rosszindulatú szoftvereket és vírusokat, mielőtt azok megfertőznék az eszközeidet! Srácok, ez nem kérdés - kattints ide, és kezdd el az ingyenes próbaverziót még ma.

#2 Hogyan kell írni egy e-mail tárgysorát

A tárgysor az első dolog, amit a felvételi menedzser vagy a főnök lát, amikor az e-mailje megjelenik a postaládájában. Gondoljon rá úgy, mint az e-mail kézfogására. Ahhoz, hogy megtanulja, hogyan kell profi módon írni egy e-mailt, ezt a részt jól kell eltalálnia!

Ha elrontja, az e-mailje gyorsabban a szemétben landolhat, mint ahogy azt ki tudná mondani, hogy "háromrészes öltöny". Üzleti környezetben az idő pénz. Ha a címzett úgy gondolja, hogy az e-mailje időpocsékolás, akkor találja ki, hogy nem fogja megnyitni.

A nagyszerű tárgysor kulcsa az egyértelműség. Ne próbálja eladni magát, ne próbáljon vicces lenni - térjen a lényegre! hogy a címzett tudja, mit fog olvasni.

Álláspályázat esetén írja be a teljes nevét és a pozíciót, amelyre pályázik, majd a "pályázat" szót:

Tárgy sor: Antonio Centeno, területi vezető Alkalmazás

A nagyfőnöknek küldött e-mailben adja meg az e-mail tárgyát, az osztályt, ahol dolgozik, és hogy mire van szüksége:

Tárgy sor: Teljesítményértékelések, Humánerőforrás, Aláírás és jóváhagyás

Egy kollégának küldött e-mail esetében egy kicsit visszafogja, és csak az e-mail tárgyát és a szükséges intézkedést írja bele:

Tárgy sor: Nyaralási kérelem, jóváhagyás szükséges

Rövid, világos és professzionális legyen.

#3 Hogyan kezdjünk egy szakmai e-mailt?

Meglepő módon ez az egyik legtrükkösebb része annak, hogy megtanulja, hogyan kell profi módon e-mailt írni. A cégen belüli pozíciója, az, hogy kinek küld e-mailt, és az, hogy milyen típusú cégnél dolgozik, befolyásolja azt, hogy hogyan üdvözöljön valakit egy e-mailben.

Ezért lehetetlen feladat lenne minden egyes e-mail üdvözléstípusra vonatkozóan végleges útmutatót adni. Azonban alkalmazhatsz néhány általános szabályt, ha nem vagy biztos abban, hogyan kezdd a professzionális e-mailt.

E-mail küldése a főnökének

A "Szia" a legtöbb srác számára a szokásos üdvözlés, amikor beszélgetnek valakivel. Egy e-mailben azonban ez túlságosan is informálisnak tűnhet. A "Helló" viszont egy kicsit furcsán hangzik egy e-mailben. Mi a megoldás?

Tapasztalatom szerint, a legjobb megoldás, ha teljesen elkerüljük a köszönőszót, és egyenesen a szakmai címre térünk át. Például, amikor e-mailt küld a főnökének:

Kerüld: Hé Terry H!

Próbáld ki: Mr. Hartford,

Ha kreatív iparágban vagy laza irodában dolgozik, használhatja helyette a keresztnevét. Fel kell mérnie a munkakörnyezetét, és el kell döntenie, mi a megfelelő az Ön számára.

Egy e-mail indítása a szakmai egyenrangúságodnak

Ez az a pont, ahol a dolgok egy kicsit egyszerűbbé válhatnak azon az úton, amelyen megtanulod, hogyan kell profi módon e-mailt írni. Ha valakinek írsz e-mailt, aki ugyanolyan szinten van, mint te, nem kell olyan formálisnak lennie, mint amikor a vezérigazgatónak ír egy e-mailt. .

Ez azt jelenti, hogy lehetsz szuper társalgó és kötetlen? Valószínűleg nem - elvégre még mindig irodai környezetben vagy. Azonban valószínűleg megúszhatod egy kicsit lazább üdvözléssel:

Kerüld: Yo Yo Yo Yo Franky!

Próbáld ki: Szia Francis,

  1. A barátságos menedzser: Hé, csapat!
  2. A középvezető: Sziasztok, srácok,
  3. A nonszensz menedzser: Reggelt / délutánt mindenkinek,

Bármelyiket is választod, ugyanazok a szabályok érvényesek. Légy profi, légy megközelíthető, és mutasd magadat menedzserként. Te vagy a főnök, és a te fejed a tét, ha a dolgok rosszul mennek!

Lásd még: 10 modern modor hibák

#4 Professzionális e-mail írása

Mostanra már érted a lényeget - az, hogy hogyan kell profi módon e-mailt írni, arról szól, hogy a dolgok rövidek legyenek. , lényegre törő és üzleti szempontból megfelelő. Tehát akkor sincs ez másképp, amikor az e-mail szövegének nagy részét írja.

Lásd még: A legjobb férfi csizma, amit idén ősszel viselhetsz

Az e-mail témájától függően az e-mail tartalmában is lehetnek különbségek. Egy segítségkérő e-mail megírása nagyban különbözik egy találkozó megszervezésére irányuló e-mail megírásától.

Ezért elvégeztem a nehéz munkát az Ön számára, és leírtam néhány iránymutatást a különböző e-mail levelezésekhez:

Segítségkérés

Amikor e-mailben kér segítséget valakitől, Kezdje azzal, hogy elmondja a problémát, és hogy miért merült fel. Tájékoztassa a címzettet a probléma megoldására tett kísérleteiről, majd kérjen tőle segítséget konkrétumok segítségével.

Ne félj őszinte lenni. Ha elszúrtad, ismerd el, és mindenképpen tájékoztasd őket erről. Ez befolyásolhatja azt, hogy hogyan tudnak segíteni neked.

Az e-mailje valahogy így nézhet ki:

Jó reggelt, Jamie,

Volt egy kis gond a laptopommal ma reggel. A bejelentkezési képernyőig feltöltődik, de lefagy, amikor megpróbálok bejelentkezni.

Próbáltam visszaállítani a laptopomat, és biztonságos módban futtatni, de ez nem oldotta meg a problémát. Lehetséges lenne, hogy később meglátogasson az irodámban, hogy megnézze? Alternatívaként elhozhatom Önnek az informatikai támogatásba - tudassa velem, melyik lenne könnyebb Önnek.

Meg kell említenem, hogy rákattintottam egy olyan e-mailre, amely egy kockázatosnak tűnő link . Azt írta, hogy a HR-től jött, de furcsán nézett ki, és nem volt rajta a cég logója vagy fejléce. Lehet, hogy vírus volt.

Majd én hagyom, hogy ezt megoldjátok!

Köszönöm,

Antonio.

Egy találkozó megszervezése

Ha e-mailben küld e-mailt a kollégáinak egy találkozó megszervezése érdekében, érdemes a lehető legrövidebben fogalmazni.

A legtöbb ember nagyon elfoglalt a munkahelyén, és nincs ideje arra, hogy átfutja a bekezdésnyi szöveget, hogy megtalálja a szükséges információt. Ezért legyen rövid, kedves, és győződjön meg róla, hogy a kritikus információkat félkövérrel szedte ki, hogy könnyen észrevehetőek legyenek.

Íme egy példa:

Sziasztok, srácok,

Elintéztem egy csapatmegbeszélés a oldalon 10/25/22 a oldalon. B tárgyalóterem.

Át kell néznünk néhány előrejelzések a következő negyedévre - győződjön meg róla, hogy megvan a az osztály cselekvési terve indulásra kész Október 8., csütörtök.

Viszlát mindannyiótoknak,

Antonio

Visszajelzés nyújtása

A vállalaton belüli pozíciójától függően szükség lehet arra, hogy e-mailben küldjön visszajelzést egy kollégájának egy projektről vagy tevékenységről, amelyet az Ön számára végzett.

Sok srácnak ez nehézséget okoz - ha nem megfelelően adják meg, az e-mailes visszajelzés durva és személytelen lehet. Ne aggódj; tehet néhány egyszerű lépést annak érdekében, hogy konstruktívnak és támogatónak tűnjön a visszajelzések adásakor. professzionális környezetben.

  1. Vezessen a pozitívumokkal: Hacsak nem szúrták el nagyon a dolgokat, akkor jó eséllyel lesz néhány pozitívum, amit megemlíthet, mielőtt rátérne arra, hogyan javíthatnának.
  2. Kulcsfontosságú információk: A visszajelző e-mailt a lehető legkönnyebben olvashatóvá kell tenni. A nagy szövegdarabok ijesztőnek tűnnek, és negatívan hathatnak.
  3. Fejezd be pozitívummal: Az építő jellegű visszajelzéseket pozitív megjegyzések közé kell illeszteni, így a kolléga feldobottan érkezik az e-mailbe, és feldobottan távozik belőle.

Íme egy példa:

Szia Chris,

Nagyszerű erőfeszítéseket tettek ma a részvényeseknek tartott prezentációjukon - mindenki nagyon le volt nyűgözve a grafikonjaiddal és a látványtervekkel!

Néhány megjegyzendő dolog:

  1. Kerülje a laptop képernyőjébe beszélést Néha nehéz volt megérteni, amit mondtál, ezért légy magabiztos, és emelt fővel beszélj.
  2. Nem említette a a következő negyedévre vonatkozó profitelőrejelzések. Ha ezeket megkaphatnám egy e-mailben a a nap végén, az nagyszerű lenne.
  3. A néhány hónap múlva esedékes következő prezentációdhoz próbálj meg 5-10 perccel több időt kell szánni az előadásra. A mai előadás egy kicsit rövidnek tűnt.

Egyébként nagyon lenyűgöznek az adatgyűjtési módszereid - legközelebb meg kell osztanod velem azt a táblázatot, amikor bejelentkezünk az egyik heti találkozónkon!

Értékelem az erőfeszítéseket, mint mindig!

Antonio

Norman Carter

Norman Carter divatújságíró és blogger, aki több mint egy évtizedes tapasztalattal rendelkezik az iparágban. A részletek iránt érdeklődő, valamint a férfistílus, az ápolás és az életmód iránti szenvedélyével a divat vezető szaktekintélyévé nőtte ki magát. Norman blogján keresztül arra kívánja ösztönözni olvasóit, hogy személyes stílusukon keresztül fejezzék ki egyéniségüket, és vigyázzanak magukra testileg és lelkileg egyaránt. Norman írásai számos kiadványban megjelentek, és számos márkával működött együtt marketingkampányokban és tartalomkészítésben. Amikor nem ír vagy kutat, Norman szívesen utazik, új éttermeket próbál ki, és felfedezi a fitnesz és wellness világát.