#1 Comment choisir une adresse électronique professionnelle

La première étape pour apprendre à rédiger un courrier électronique de manière professionnelle consiste à créer une adresse électronique professionnelle, sans laquelle personne ne vous prendra au sérieux dans le monde des affaires et de l'enseignement.

C'est vrai [email protected] ... je m'adresse à vous.

Être un professionnel et se présenter comme tel, vous devez vous assurer que votre adresse électronique professionnelle est à jour. Vous pouvez créer une adresse électronique professionnelle en deux minutes environ en suivant la formule suivante :

Prénom.nom.trois [email protected]

En ce qui me concerne, je pourrais donc opter pour :

[email protected]

Si vous vous appelez Robert Frost :

[email protected]

Certains diront qu'il ne faut pas inclure de chiffres dans votre adresse électronique professionnelle. C'était un bon conseil il y a 15 ans, lorsque peu de gens utilisaient le courrier électronique. Cependant, de nos jours, tout le monde et son chien ont une adresse électronique, et la plupart des entreprises comprendront donc la nécessité d'inclure des chiffres uniques dans votre adresse.

Ce que vous faites dans votre vie privée est votre affaire ; ne l'amenez pas au travail.

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#2 Comment rédiger une ligne d'objet d'e-mail

La ligne d'objet est la première chose qu'un responsable du recrutement ou un patron voit lorsque votre courriel apparaît dans sa boîte de réception. Il s'agit de votre poignée de main par courriel. Pour apprendre à rédiger un courriel de manière professionnelle, vous devez réussir cette partie !

Si vous vous trompez, votre courriel risque de finir à la poubelle plus vite que vous ne pouvez dire "costume trois pièces". Dans un environnement professionnel, le temps, c'est de l'argent. Si le destinataire pense que votre courriel est une perte de temps, devinez quoi - il ne l'ouvrira pas.

La clé d'une bonne ligne d'objet est la clarté. N'essayez pas de vous vendre, n'essayez pas d'être drôle - allez droit au but. afin que votre destinataire sache ce qu'il s'apprête à lire.

Pour une demande d'emploi, écrivez votre nom complet et le poste pour lequel vous postulez, suivi de "demande" :

Ligne d'objet : Antonio Centeno, responsable de secteur Application

Pour un courriel adressé au grand patron, indiquez l'objet du courriel, le service dans lequel vous travaillez et ce dont vous avez besoin :

Ligne d'objet : Examens de performance, Ressources humaines, Signer et approuver

Dans le cas d'un courriel adressé à un collègue, il convient d'être un peu plus discret et de se contenter d'indiquer l'objet du courriel et l'action à entreprendre :

Ligne d'objet : Demande de congé, approbation nécessaire

Soyez bref, clair et professionnel.

#3 Comment commencer un e-mail professionnel ?

Votre position dans l'entreprise, la personne à qui vous envoyez un courriel et le type d'entreprise pour laquelle vous travaillez influencent la manière dont vous saluez quelqu'un dans un courriel.

Il serait donc impossible de donner un guide définitif sur chaque type de message d'accueil, mais vous pouvez appliquer quelques règles de base si vous ne savez pas comment commencer votre message professionnel.

Commencer un e-mail à votre patron

La plupart des gens saluent quelqu'un en lui disant "Hey". Cependant, dans un e-mail, cette formule peut paraître beaucoup trop informelle. En revanche, "Hello" peut sembler un peu bizarre dans un e-mail. Quelle est donc la solution ?

D'après mon expérience, la meilleure façon de procéder est d'éviter toute formule de politesse et de passer directement au titre professionnel. Par exemple, lorsque vous envoyez un courriel à votre patron :

Éviter : Hey Terry H !

Essayez : M. Hartford,

Si vous travaillez dans un secteur créatif ou dans un bureau décontracté, vous pouvez utiliser leur prénom à la place. Vous devez évaluer votre environnement de travail et décider ce qui est approprié pour vous.

Commencer un e-mail à votre égal professionnel

C'est ici que les choses peuvent devenir un peu plus simples dans votre parcours pour apprendre à rédiger un e-mail de manière professionnelle. Si vous envoyez un e-mail à quelqu'un qui est au même niveau que vous, vous n'avez pas besoin d'être aussi formel que lorsque vous envoyez un courriel au PDG .

Cela signifie-t-il que vous pouvez vous montrer très bavard et informel ? Probablement pas - vous êtes toujours dans un environnement de bureau, après tout. Cependant, vous pouvez probablement vous en tirer avec une salutation un peu plus décontractée :

Éviter : Yo Yo Yo Franky !

Essayez : Hey Francis,

1. Le gestionnaire sympathique : Hé, l'équipe !
2. Le manager du juste milieu : Bonjour à tous,
3. Le manager sans états d'âme : Matin / après-midi tous,

Quel que soit votre choix, les mêmes règles s'appliquent : soyez professionnel, abordable et présentez-vous comme le manager. Vous êtes le responsable et c'est votre tête qui est en jeu si les choses tournent mal !

#4 Rédiger un courriel professionnel

Vous comprenez maintenant l'idée - Savoir comment rédiger un courrier électronique de manière professionnelle, c'est savoir faire court. Il en va de même lorsque vous rédigez l'essentiel du texte de votre courriel.

En fonction du sujet de votre courrier électronique, le contenu que vous incluez peut varier. Écrire un courrier électronique pour demander de l'aide est très différent d'écrire un courrier électronique pour organiser une réunion.

C'est pourquoi j'ai fait le plus dur pour vous et j'ai rédigé quelques lignes directrices à suivre pour les différents types de correspondance par courrier électronique :

Demande d'aide

Lorsque vous envoyez un courriel à quelqu'un pour obtenir de l'aide, Commencez par exposer votre problème et la raison pour laquelle il s'est produit. Informez votre destinataire de vos tentatives pour résoudre le problème, puis demandez-lui de l'aide en utilisant des éléments spécifiques.

N'ayez pas peur d'être honnête. Si vous avez fait une erreur, assumez-la et n'oubliez pas d'en informer votre interlocuteur, car cela peut avoir une incidence sur la manière dont il peut vous aider.

Votre courriel pourrait ressembler à ceci :

Bonjour Jamie,

J'ai eu quelques problèmes avec mon ordinateur portable ce matin. Il s'allume jusqu'à l'écran de connexion mais se fige lorsque j'essaie de me connecter.

J'ai essayé de réinitialiser mon ordinateur portable et de le faire fonctionner en mode sans échec, mais cela n'a pas résolu le problème. Serait-il possible que vous passiez à mon bureau plus tard pour jeter un coup d'œil ? Ou bien, je peux vous l'apporter à l'assistance informatique - faites-moi savoir ce qui serait le plus facile pour vous.

Je dois préciser que j'ai cliqué sur un courriel qui contenait un message à l'aspect risqué. lien . Il indiquait qu'il provenait de HR, mais il était bizarre et ne comportait pas le logo ou l'en-tête de l'entreprise. Il s'agissait peut-être d'un virus.

Je vous laisse le soin d'y réfléchir !

Merci,

Antonio.

Organiser une réunion

Lorsque vous envoyez un courriel à vos collègues pour organiser une réunion, il est préférable d'être aussi bref que possible.

La plupart des gens sont très occupés au travail et n'ont pas le temps de parcourir des paragraphes de texte pour trouver l'information dont ils ont besoin. veillez à mettre en gras les informations essentielles pour qu'elles soient faciles à repérer.

En voici un exemple :

Bonjour à tous,

J'ai organisé un réunion d'équipe sur 10/25/22 en salle de réunion B.

Nous devons passer en revue certaines projections pour le prochain trimestre - assurez-vous d'avoir votre plan d'action du département prêt à partir par Jeudi 8 oct.

Au revoir à tous,

Antonio

Fournir un retour d'information

Selon le poste que vous occupez au sein de l'entreprise, il peut être nécessaire d'envoyer un courriel à un collègue pour lui demander son avis sur un projet ou une activité qu'il a réalisé pour vous.

Beaucoup d'hommes trouvent cela difficile - lorsqu'il est mal présenté, le retour d'information par courriel peut sembler dur et impersonnel. Ne vous inquiétez pas ; vous pouvez prendre quelques mesures simples pour vous assurer que vous vous montrez constructif et encourageant lorsque vous donnez un retour d'information dans un environnement professionnel.

1. Mettez l'accent sur les aspects positifs : À moins qu'ils n'aient vraiment tout gâché, il y a de fortes chances que vous puissiez mentionner quelques points positifs avant d'indiquer comment ils peuvent s'améliorer.
2. Les informations clés sont présentées sous forme de puces : Faites en sorte que votre e-mail de feedback soit aussi facile à lire que possible. Les gros morceaux de texte sont intimidants et peuvent donner une impression de négativité.
3. Terminez par un point positif : Vos commentaires constructifs doivent être intercalés entre des commentaires positifs, de manière à ce que votre collègue entre dans l'e-mail sur une note positive et le quitte sur une note positive.

En voici un exemple :

Hé, Chris,

Les efforts déployés aujourd'hui pour la présentation aux actionnaires sont remarquables - tout le monde a été impressionné avec vos graphiques et vos illustrations !

Quelques points à noter :

1. Évitez de parler dans l'écran de votre ordinateur portable Il était parfois difficile de comprendre ce que vous disiez, alors soyez confiant et parlez la tête haute.
2. Vous n'avez pas mentionné votre les prévisions de bénéfices pour le trimestre suivant. Si je pouvais les recevoir par courrier électronique d'ici le fin de journée, ce serait formidable.
3. Pour votre prochaine présentation dans quelques mois, essayez de viser un temps de présentation supplémentaire de 5 à 10 minutes La présentation d'aujourd'hui m'a semblé un peu courte.

Je suis vraiment impressionné par vos méthodes de collecte de données, d'ailleurs - il faudra que vous partagiez cette feuille de calcul avec moi la prochaine fois que nous nous rencontrerons lors de l'une de nos réunions hebdomadaires !

J'apprécie vos efforts, comme toujours !

Antonio